Også kjent som transportdokumenter, er forsendelsesdokumenter juridiske dokumenter som brukes i transportprosessen fra et sted til et annet. Dokumenter for frakt kreves for lovlig transport av varer i innenlandske omgivelser, så vel som med internasjonal frakt av alle typer. De eksakte dokumentene som kreves for å håndtere forsendelsen og leveransen av varene, vil variere, basert på forskrifter og standarder som gjelder både ved startpunktet for forsendelsen og destinasjonen, samt eventuelle punkter der varene må registreres og inspiseres.
En av de mest grunnleggende fraktdokumentene er konnossementet. Brukt i både innenriks og internasjonal forsendelse, blir dette dokumentet ofte utstedt av transportøren eller en agent for transportøren. I noen nasjoner kan avsenderen utarbeide konnossementet på forhånd, så lenge dokumentet er i samsvar med både nasjonale fraktbestemmelser og standardene for transportøren. Selv om detaljene i dokumentet vil variere, vil de fleste identifisere avsenderen og mottakeren, og gi grunnleggende kontaktinformasjon for begge parter. En beskrivelse av varene som er inkludert i forsendelsen er også gitt, sammen med mengdene av hver vare innen forsendelsen og totalvekten av forsendelsen. Transportører vil vanligvis inkludere data om henting av forsendelsen, forventet leveringsdato og informasjon om fraktkostnader, inkludert om disse kostnadene er forskuddsbetalt eller innkreves.
Pakkelisten er et annet eksempel på de grunnleggende fraktdokumentene som rutinemessig er inkludert i papirene som følger med en forsendelse. Dette dokumentet fungerer ofte som et middel for mottakeren for å verifisere at varene som er identifisert på konnossementet faktisk blir levert til mottakeren. Retningslinjer for noen frakt- og mottaksavdelinger krever at kun forsendelser ledsaget av en pakkeliste eller en slip kan godtas.
Med internasjonale forsendelser er det flere andre typer forsendelsesdokumenter som sannsynligvis vil være nødvendige. Et opprinnelsesbevis fastslår hvor forsendelsen stammer fra og hvem som var ansvarlig for å klargjøre varene for forsendelse. Et forsikringssertifikat dokumenterer dekningen som er anskaffet for å beskytte forsendelsen underveis, og effektivt beskytter interessene til både avsender og mottaker. Tolldokumenter er nødvendige for at varene skal kunne forlate opprinnelseslandet og mottas til nasjonen der mottakeren er bosatt. Hvis forsendelsen må passere gjennom flere nasjoner underveis, må tolldokumentene oppfylle standardene som er pålagt av hver havn eller stoppested underveis.
Fraktdokumenter er viktig for å beskytte alle parter som er involvert i fraktprosessen. Ved å overholde fraktbestemmelsene som gjelder, er det mulig å sikre at bestillinger er korrekte, blir levert i tide, er pakket på en måte som er i samsvar med fraktstandarder, og at prisene som belastes for selve fraktprosessen er kompatible med eventuelle kontrakter som eksisterer mellom avsender og transportør. Når noen av fraktdokumentene som kreves i henhold til lov, ikke er klargjort riktig, er det en reell sjanse for at forsendelsen blir veglagt til feilene er rettet eller erstatningsdokumentene er klargjort og videresendt til stedet der forsendelsen lagres midlertidig.
